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淺談企業人力資源管理信息化實踐

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[摘要]信息化時代要求企業能夠融合信息技術,為企業決策提供借鑒。這一融合不僅針對企業的生產部門、市場部門以及其他直接為企業產生效益的部門,同樣包括企業人力資源部門。企業人力資源管理系統信息化是企業持續競爭的基礎,本文分析了企業人力資源管理應用信息化手段的弊端,并提出了相應解決方案,旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]信息化;企業決策;人力資源管理

1信息化在企業人力資源管理中的作用和適用領域

1.1信息化在企業人力資源管理中的作用

信息化最大的優勢即便捷、系統化。現代企業人力資源管理融合信息化技術能夠將人力資源管理全部內容和流程整合為一個系統,便于企業隨時進行人力資源管理。信息化手段與技術是一項戰略武器,能夠為企業人力資源管理帶來兩方面的效用。(1)信息化手段與技術可以節約人力資源管理成本。第一,融合信息化手段的人力資源管理系統相比于傳統人力資源管理系統,就好似計算機之于手工計算。舉個例子,如果要計算一組數據,那么計算機的效率要比手工計算更快、更高效,數據越復雜,這種優勢體現得越明顯。同樣地,傳統人力資源管理、融合信息化手段的人力資源管理系統對于小規模企業來說可能效用相等,但是對于龐大的企業帝國來講,后者的優勢將遠遠勝于前者,企業的規模越大,這種優勢也就越明顯。第二,節約招聘成本與培訓費用。信息化手段改變了傳統的企業招聘方式,節省了企業與求職者之間的時間成本,在員工入職以后,還能節約培訓費用。比如,培訓教材就可以省去不買,直接錄制成視頻上傳至云,然后分享即可,既省錢又環保。(2)信息化手段可以使企業各部門之間的溝通合作更加流暢高效。第一,,簡化了人事操作流程。比如,員工若想請假,直接發給HR一封郵件即可;人事安排也可以通過郵件或者通訊工具傳達;視頻會議則可以解決會議人員不能同時到場的矛盾;出差記錄的系統化存儲;工資的系統結算;出勤的系統記錄;工作簽到打卡。這些人事化操作流程全部都可以通過信息化手段快速解決。第二,方便企業之間、部門之間、員工之間的溝通。舉個例子,對于擁有10萬名員工的跨國公司來講,很難想象如果不運用信息化手段而讓各部門、員工之間高效交流與合作。

1.2信息化在企業人力資源管理中的適用領域

信息化并非可以應用于人力資源管理全部領域,適用的領域如下4個方面。(1)員工基本信息。員工信息包含員工個人信息以及工作信息。個人信息即入職所提交的材料,而工作信息包含員工工作內容、工作關鍵事件以及工作績效評價等。其中,工作關鍵事件和工作績效評價可以供晉升和獎勵參考。(2)合同信息。合同即員工入職后與公司簽訂的雙方協議。簽訂合同以后,員工的權益即受到保護,不可以隨便侵害;員工也需要遵守協議,不可以泄露公司機密,維護公司利益。合同對于雙方都非常必要,通過信息化的整理收集,企業也可以從中獲益,制定出更加符合企業發展的合同。(3)薪酬信息。人力資源管理部門的人員需要發放薪酬,通過信息化的存儲與分析,可以觀察每一位員工的薪資發放變動情況,并從員工近期表現分析應當發放多少薪酬為宜,并且還可以從中總結出員工的績效表現,為員工晉升提供參考意見。不管企業有多么龐大,有多少員工,信息化系統都可以記錄并分析每一位員工的薪酬變化情況,這是傳統的賬簿式記錄無法比擬的。(4)培訓方案即成果記錄。對于員工來講,企業需要對其進行定期培訓,幫助員工提升自身技能和綜合素質,幫助企業獲得更好的成長與發展。人力資源培訓需要考慮員工的培訓需求、企業的發展需要、市場的變化情況等,信息化的系統可以幫助企業存儲、分析過去的培訓方案和成果,再依據現實和未來的需要,輔助人力資源部門的人員制訂符合實際的最新培訓方案。

2信息化手段在企業人力資源管理中應用的問題

盡管信息化手段已經在絕大多數中大型企業得以應用,但是仍然存在不少問題。具體來說,可以從以下4個方面加以闡述。

2.1應用目標不夠明確

盡管國內企業在人力資源管理體系中大都應用信息化手段與技術,卻沒有取得預期效果,究其根本原因在于開始的目標不夠明確。不夠明確一方面是因為忽視了人力資源管理的重要性和作用,另一方面是沒有理解信息化手段與技術怎樣應用于人力資源管理系統才算作高效。舉個例子,部分企業在人力資源管理中應用信息化手段與技術,卻僅僅將其當作是企業跟上現代化步伐的佐證,是為了展示自身沒有落后于時代,一言以蔽之在于當作花瓶而非實戰武器。這些企業沒有運用信息化手段優化人事流程、優化業務流程,工作模式還是傳統低效的方式,諸如請假必須到公司、會議必須全體到場等。殊不知如此做法是殺雞用牛刀的行為。

2.2制定目標不切實際,不符合企業實際發展需要

部分企業雖然應用信息化手段與技術的目標明確,卻不知犯了較大的錯誤。第一,這些企業不顧實際,在短時期內,所有部門全部推廣信息化手段與技術,并要求企業全體員工適應這一目標,從而違背了循序漸進的原則,犯了揠苗助長的毛病,并且極大地浪費了資源。第二,把其他企業的經驗直接嫁接到自己身上,導致水土不服,殊不知“橘生淮南則為橘,生于淮北則為枳”。

2.3試圖上演“螞蟻吞象”

部分企業一味地追求信息化手段的推廣與應用,且固執地不斷在軟件研發上加大投入,越是沒有研發成功,越是投入資金,卻沒有把資金投入到更加重要的業務活動中,導致耗費了企業有限的資金,犯了本末倒置的錯誤,導致企業的生存危機。

2.4人力資源部門員工素質有待提升

部分企業人力資源管理部門的員工綜合素質不高,既無法理解企業管理者實施信息化變革的意義,又無法從自身實際行動上予以配合協作,盡管企業人力資源活動融合了信息化手段與技術,卻無法通暢運行,無法達到預期的效果,從而導致企業管理者誤以為信息化手段與技術無用,從而做出錯誤的企業決策。

3人力資源管理信息化的改進策略

3.1構建科學的人力資源管理體系并進行頂層設計

人力資源管理信息化是一個長期的過程而非短期的改進措施,從而要求企業人力資源管理部門需要制定與之匹配的人力資源管理體系。相應的人力資源管理體系需要符合企業發展需要,滿足長期化建設的需要,企業也需要給予相應的資源,使人力資源體系得以落實。在此背景下,應從以下幾方面設計企業的人力資源管理體系。首先,企業管理者需要對現有人力資源管理體系進行研究,充分探究其不足之處,可以將人力資源管理部門的負責人組成若干小組,深入其他部門進行調研,掌握其他部門的需求。其次,總結各部門對于人力資源管理信息化的需求,為企業構建人力資源管理信息化體系、進行頂層設計提供參考。最后,組成專家團隊對構建完畢的人力資源管理信息化方案進行評價,主要從可持續性、可實施性、科學性3個角度進行評價,并得出判斷結論。

3.2改變企業的經營理念、明確信息化應用目標

企業進行人力資源信息化管理的過程不僅是設備、系統的信息化、升級化,也是轉變經營理念,觀念革新比設備的更新升級要更為重要。每一次觀念的升級革新就意味著將技術性的問題升華到經營層次,此外,將經驗化的管理升華至信息化管理,對于企業來說可以降低管理成本,有利于企業的長遠發展。因此,中國企業應當轉變傳統的經營理念,逐漸引入信息化的管理思想,在企業逐步發展壯大的過程中,運用信息化管理和人力資源管理信息化經營企業,使企業在每一步的發展中穩扎穩扎、步步為營,可以長久在市場競爭中立于不敗之地。再者,企業還需要明確人力資源管理信息化的目標。在上述企業人力資源管理信息化問題中提到了目標不明確的問題。中國企業在人力資源管理領域引入信息化手段與技術,首先需要明確引入的目的是什么、最終要達到什么目標,是幫助企業降低人力資源管理成本、是幫助企業提升人力資源效率還是其他目標,設定目標需要依據企業的實際經營狀況,需要可行、具體、盡可能量化,而不是把其他大企業的信息化應用目標照搬過來。

3.3引進人才,加強人力資源管理信息化安全建設

在上述企業人人力資源管理信息化應用問題中,其中很多企業的人力資源部門缺少人才,跟不上企業信息化變革的腳步。對于這一問題,企業首先要給予員工適應時間,盡可能培訓改革意愿較強的員工,提升這些員工的綜合能力,使這類員工帶動意愿不強的員工,從而實現全員向前推進的局面;如果意愿較強的員工數量太少,那么企業可以在人力資源成本允許的情況下引進信息化的人才,同樣起到相似的作用,即達到“鲇魚效應”。企業進行人力資源信息化管理建設的同時還需要加強信息化安全建設,信息化容易帶來風險,諸如員工信息泄露、公司機密泄露,從而造成不必要的損失。泄露的原因主要來自黑客竊取甚至暗中的交易等。規避風險的辦法就是全過程監控,雖然不能消除全部風險因素,但是可以最大化降低風險事件發生的可能性。

4結語

本文首先闡述了人力資源管理信息化的作用和信息化在人力資源管理應用的領域,然后介紹了當前中國企業人力資源管理信息化的問題,并給出了解決方案,以期為中國企業解決人力資源管理信息化難題提供借鑒。

參考文獻

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作者:繆文靜 單位:中國社會科學院

淺談企業人力資源管理信息化實踐責任編輯:張雨    閱讀:人次
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